Dentro de la estructura organizacional de las empresas, las áreas encargadas de respaldar la gestión interna de procesos son fundamentales tanto para la satisfacción del cliente como para el apoyo transversal al negocio. Entre estas áreas se encuentran las de auditoría interna y externa.

La perspectiva externa que proporciona un equipo de auditoría sobre los procesos, políticas y dinámicas de las operaciones de compras, incluyendo la solicitud y adjudicación de ofertas, es crucial para la mejora continua. Este enfoque identifica oportunidades de mejora, fortalece la seguridad, reduce riesgos y cierra posibles vacíos procedimentales, documentales o de negocio que podrían pasar desapercibidos.

Para aprovechar al máximo los beneficios de las auditorías en compras, es esencial ser resiliente y estar abierto a las oportunidades de mejora. Es importante actuar como parte de un equipo empático que interpreta y aclara las áreas de oportunidad o riesgo identificadas. A lo largo de mis más de 15 años de experiencia en la cadena de abastecimiento, he podido capitalizar e incluso monetizar los resultados obtenidos a través de auditorías.

Un ejemplo concreto es el descubrimiento de posibles incumplimientos normativos que podrían acarrear sanciones económicas significativas. Mitigar estos riesgos mediante la implementación de planes de acción adecuados no solo protege a la organización de pérdidas financieras, sino también de daños reputacionales que pueden ser costosos.

Ignorar un paso en el proceso documentado de compras por considerarlo innecesario puede tener repercusiones negativas para la organización. En estos casos, es fundamental entender la lógica detrás de cada procedimiento y liderar cambios cuando sea necesario. Aunque algunos procesos puedan parecer complejos o lentos, desafiarlos y promover su optimización es crucial para el éxito organizacional.

Cuando las áreas de compras son invitadas a participar en auditorías, deben percibirlo como una oportunidad para autoevaluarse y mejorar. Desde la perspectiva del auditor, agregar valor implica no solo garantizar la alineación con los objetivos organizacionales, sino también evaluar si los procesos contribuyen al valor estratégico y si responden eficazmente a las demandas del mercado y del negocio.

Las auditorías pueden servir como herramientas de alerta temprana para la alta dirección al identificar áreas que, aunque bien estructuradas, podrían no estar aprovechando todo su potencial debido a la falta de un enfoque estratégico. Estas oportunidades de mejora permiten a las empresas aumentar su madurez operativa, ser más eficientes en costos y mantenerse competitivas en el mercado. En resumen, el proceso de auditoría en compras no debería generar sentimientos de malestar, sino más bien promover la resiliencia y el compromiso con la mejora continua.

Mejora del Autocontrol en Compras

Aunque las buenas prácticas de auditoría cuentan con modelos efectivos para seleccionar muestras a auditar, ¿por qué no adoptar un enfoque estratégico? ¿Por qué no fortalecer los procesos relacionados con las contrataciones de bienes y servicios fundamentales para el núcleo del negocio? Los criterios de selección deben trascender la sola comparación procesal y centrarse en la generación de valor estratégico.

En mi experiencia, inicié hace algunos años un proceso de autoauditoría, es decir, el autocontrol de los procesos de compras liderado por el propio equipo de compras. Esto arrojó resultados muy positivos y oportunidades de mejora significativas. ¿De qué tipo? Resultó que no todos estábamos siguiendo los procesos de manera uniforme respecto a las políticas establecidas; existía una interpretación excesiva basada en la racionalidad o en interpretaciones por conveniencia. Además, descubrimos redundancias generadas por decisiones ad hoc que no se habían documentado ni discutido adecuadamente. Fue sorprendente descubrir lo que sucedía día a día en nuestros procesos, y al ser el propio equipo de compras quien lideró esta iniciativa, se generó un alto nivel de entendimiento y compromiso en la búsqueda de soluciones.

Creamos un espacio de investigación y desarrollo para generar ideas innovadoras y llevamos a cabo sesiones de innovación en las que invitamos a personas ajenas al proceso, incluyendo tanto a los que apoyaban como a los que cuestionaban las prácticas de compras. Este enfoque permitió una construcción y comprensión colectiva.

Al explicar los motivos detrás de los cambios propuestos, que no siempre se debían a ineficiencias, las personas no solo entendieron sino que también se mostraron proactivas en la construcción de una mayor seguridad para la empresa, para ellos mismos y para nuestros clientes.

Así que desafiarse y activar revisiones desde el propio equipo también permite el crecimiento, la corrección de errores y brinda al equipo la confianza de que se pueden realizar rediseños sin temor. Si existen planes de mejora individual, ¿por qué no implementarlos de manera permanente para los procesos? El entorno económico, social y político a nivel mundial está en constante cambio, por lo que no tiene sentido creer que la versión de un proceso de hace 10 o 5 años sigue siendo válida.

Desde LinkBPO Consulting, los invitamos a fomentar los espacios de auditoría interna y externa y las iniciativas de autocontrol impulsadas por el propio equipo de compras, con la premisa de aceptar que se cometen errores y con la resiliencia para aprender y construir un proceso mejor.

Te acompañamos desde LinkBPO Consulting en el método para llevarlo a cabo y te sorprenderás con los resultados. ¡Contáctanos!